System rejestracji zgłoszeń pomocny w działach contact center

W działach contact center niezbędne jest zaawansowane oprogramowanie techniczne. Bez niego niewiele da się zdziałać. Można wprawdzie obsługiwać klientów, jednak nigdy nie będzie ono w pełni sprawne. Wiele połączeń nie zostanie obsłużonych, a klienci przejdą do konkurencji. Tymczasem odpowiedni program pomoże w sprawnym zarządzaniu kontaktami.

Jak skutecznie przyjmować zgłoszenie klientów?

Bardzo ważne jest, by szybko odpowiadać na wszelkie zapytania. Niezależnie, czy dotyczą one reklamacji, zwrotu towaru czy tez wielu innych rzeczy. Kluczową kwestią jest przede wszystkim szybkość. W dzisiejszych czasach klienci są bardzo wymagający. Chcą, by ich sprawa była załatwiona natychmiast i od ręki. Co ważne, mają do tego prawo. Tym bardziej, że konkurencja nie śpi. Jeśli nie będą dobrze obsłużeni, zmienia firmę na inną. Do tego w żadnym wypadku nie wolno dopuścić. Jak zatem usprawnić proce obsługi. Trzeba zainwestować w profesjonalne narzędzia do kontaktu, jak np. system rejestracji zgłoszeń. Tym sposobem praca w działach contact center będzie bardzo ułatwiona.

Jak wybierać programy do obsługi?

Na rynku jest bardzo duży wybór tego typu rozwiązań. Na co zwracać uwagę? Przede wszystkim na funkcje. Przydatne jest np. kolejkowanie połączeń, które w dużym skrócie polega na przekierowaniu rozmowy do kompetentnych działów lub osób. Tym samym problem jest znacznie szybciej załatwiony, a czas oczekiwania na połączenie z konsultantem jest znacznie skrócony, bo czas potrzeby do zamknięcia jednego tematu jest mniejszy. To także wiąże się z niższymi kosztami, jakie trzeba ponieść na utrzymanie działu. Oprócz tego ważne jest, by system rejestracji zgłoszeń był maksymalnie intuicyjny. Trzeba pamiętać, ze programy obsługują często starsze osoby, które nie są tak dobrze obeznane z komputerem, a wdrożenie w nowe technologie może zająć im dużo czasu. Bardzo ważne jest również, by systemy były dopasowane do konkretnej branży.

Praca z domu i dobra komunikacja

Systemy niezbędne w działach contact center powinny umożliwiać pracę z dowolnego miejsca. Nie ma potrzeby przyjeżdżać do biura, ale jednocześnie trzeba zwrócić uwagę na dobry przepływ informacji. Nowoczesne systemy do pracy w działach typu contact center bardzo to umożliwiają. Można zapisywać sobie notatki z rozmów z każdym klientem, edytować dane osobowe czy też śledzić wcześniejszą historię transakcji. Tym sposobem można bardzo wiele zdziałać. Co ważne, komunikacja z klientem będzie spersonalizowana, bo niezależnie, który konsultant będzie z nim rozmawiał, będzie mógł nawiązać do jego wcześniejszych transakcji i poznać ważniejsze ustalenia. Klient nie będzie się czuł anonimowy.