Program do obsługi hotelu – co to takiego?

Dzisiaj we wszystkich, nawet w tych najmniejszych hotelach, korzysta się z programu do obsługi hotelu. Niewątpliwie jest to konieczne, gdyż w przeciwnym wypadku w hotelu zaczyna panować chaos. Rzecz jasna, im większy hotel, oferujący więcej usług dodatkowych, tym bardziej rozbudowany i wszechstronniejszy powinien być program do obsługi hotelu.

Komu pomaga program do obsługi hotelu?

Założenie jest takie, że program ma pomagać klientom, ale również pracownikom. Wydaje się, że faktycznie tak jest. Dzięki programowi do obsługi hotelu wszelkie czynności w hotelu wykonywane są szybciej, przez co goście tracą mniej czasu. Jednakże, wszystko odbywa się szybciej dlatego, że wiele rzeczy jest dzisiaj całkowicie lub też częściowo zautomatyzowanych, to znaczy obsługiwanych przez program do obsługi hotelu, więc pracownicy mają po prostu mniej pracy.

Jak obsługiwane są rezerwacje?

Jedną z najbardziej skomplikowanych kwestii w hotelu jest system rezerwacji. Musi on działać sprawnie, aby nie dochodziło do pomyłek i ogólnego chaosu. Rzecz w tym, że rezerwacje napływają przeważnie z bardzo różnych źródeł. Obecnie bowiem pokoje można rezerwować przez telefon, przez pocztę internetową, jak również przez witrynę hotelu oraz przez inne strony internetowe. Każda z tych metod umożliwia rezerwowanie tych samych pokoi. Nie trudno więc sobie wyobrazić, że może dojść do sytuacji, w której nawet kilka osób zarezerwuje dokładnie ten sam pokój. Byłby to nie lada problem, gdyż z perspektywy marketingowej, odmawianie klientowi wynajęcia pokoju, który zarezerwował, jest nieprofesjonalne. Jednakże, oprogramowanie sprawia, że problem właściwie nie występuje. Rezerwacje, które odbywają się przez internet są bowiem od razu zapisywane w systemie. Zaraz po zapisaniu natomiast blokowana jest możliwość wynajęcia danego pokoju w jakikolwiek inny sposób.

Jeśli zaś chodzi o rezerwacje telefoniczne, nie są one raczej problemem. Manager rezerwacji po odebraniu telefonu sprawdza, jakie ma dostępne pokoje i wynajmuje klientowi ten, na który się on zdecyduje. Manager wie doskonale, które pokoje są wolne i może je wynająć, gdyż daje mu o tym znać program do obsługi hotelu.

Zameldowanie i wymeldowanie

Niewątpliwie, ważne jest również to, że informatyczne oprogramowanie pomaga także w zameldowaniach i wymeldowaniach. Obecnie, kiedy klient przychodzi do hotelu, w którym ma rezerwację, podaje jedynie swoje nazwisko, ostatecznie numer rezerwacji. Recepcjonista natomiast nie potrzebuje żadnych innych danych, gdyż wystarczy, iż wklepie do komputera podane nazwisko i wszystko zobaczy na ekranie. Pojawią się tam wszystkie dane gościa, które podał w trakcie rezerwacji. Program poda recepcjoniście również informacje o samej rezerwacji. Dzięki temu recepcjonista wie doskonale co ma zaoferować gościom i do jakiego pokoju dać im klucze.

Rozliczenie z klientem a program do obsługi hotelu

Okazuje się, że program do obsługi hotelu ułatwia również w znacznym stopniu rozliczenie z klientem. Wynika to z tego, że po rezerwacji w systemie powstaje indywidualny profil, na którym zapisywane są wszystkie dodatkowe koszty, jakie w czasie wizyty w hotelu ponosi klient. Kwoty są na bieżąco sumowane, dzięki czemu klient w każdym momencie może się dowiedzieć ile będzie musiał dopłacić po wymeldowaniu się z pokoju.

Jakie jednak koszty dodatkowe może ponieść klient? Chodzi tutaj o opłaty za dodatkowe usługi. Mowa między innymi o produktach, które znajdują się w minibarze. Obecnie również minibary są bardzo często objęte kontrolą oprogramowania, dzięki czemu nie ma żadnych wątpliwości co do tego, które produkty wykorzystał klient i za które musi zapłacić.

Dodatkowych opłat może również wymagać wizyta w SPA. Tutaj sytuacja wygląda podobnie, program do obsługi hotelu rejestruje wszystko, z czego klient korzysta w SPA, aby ostatecznie podliczyć, ile będzie on musiał za to zapłacić. Warto pamiętać, że usługi oferowane w SPA można również zwykle wykupić z góry, tak aby były wliczone w koszty noclegu. W takim wypadku program nie nalicza już dodatkowych opłat, jednak i tak jest przydatny. Umożliwia bowiem zwykle proste wejście do SPA bez konieczności podawania swoich danych. Najczęściej wybierając się do SPA w hotelu wystarczy znać swój numer pokoju lub mieć przy sobie co najwyżej kartę hotelową.

Gromadzenie danych przez program do obsługi hotelu

Niewątpliwie, jedną z istotniejszych funkcji programu jest gromadzenie danych. Chodzi tutaj o bardzo różnorodne dane, od liczby rezerwacji w miesiącu czy w roku, po częstotliwość korzystania przez klientów z minibarów. Wszystkie te dane ułatwiają jednak późniejsze analizy, mające na celu zwiększenie zysków hotelu.

Kiedy dane są dobrze znane, a dodatkowo elegancko uporządkowane, analitycy nie mają większego problemu z tym, aby zdecydować jakie działania należy podjąć w celu polepszenia sytuacji finansowej hotelu. Chodzi tutaj przede wszystkim o szereg pozornie mało znaczących decyzji, do których wlicza się zawartość minibarku (warto zastanowić się nad tym, co należy umieścić w minibarze, a z których produktów należy zrezygnować), czy też oferta telewizyjna (właściciel musi pomyśleć nad tym, które płatne kanały w TV usunąć z oferty, a które do niej dodać).

http://www.intelihotel.pl/