Centrale telefoniczne VoIP – tani sposób na połączenia telefoniczne

W dobie rozwoju Internetu na ważności zyskują wszelkie rozwiązania technologiczne, oparte na systemach internetowych. Coraz częściej firmy, poszukując możliwości obniżenia kosztów rozmów telefonicznych, sięgają po centrale telefoniczne VoIP, dzięki którym koszt obsługi klientów staje się relatywnie niski. Czym się charakteryzuje wirtualna centralna telefoniczna – https://focustelecom.pl/wirtualna-centrala/ – oraz dlaczego firmy powinny skorzystać z takiego rozwiązania?

Centrala VoIP – chodzi nie tylko o pieniądze

Rozwiązania oparte o telefonię internetową VoIP rekomendowane są głównie dla firm, które działają w oparciu o telefoniczną obsługę klienta. Możliwość obniżenia kosztów połączeń wychodzących, których w firmach oferujących usługi z zakresu call center jest bardzo dużo, to pierwszy powód, dla którego warto sięgnąć po centrale telefoniczne VoIP. Wdrożenie wirtualnej centrali umożliwia grupowanie użytkowników w ramach jednego numeru telefonu, co jest szczególnie wskazane w przypadku działów dedykowanych do obsługi klienta. Wbudowany w centralę system do przekierowywania połączeń z kolei jest idealnym rozwiązaniem w przypadku obsługi połączeń na wypadek nieobecności użytkownika, pracującego pod wskazanym numerem telefonu. Z poziomu wirtualnej centrali można również zarządzać kolejkowaniem połączeń. To rozwiązanie, powszechnie stosowane w przypadku call center, coraz częściej stosuje się także w większych firmach. Ustawienie priorytetów na poziomie centrali pozwala na przekierowanie połączenia nie do przypadkowej osoby, a do osoby, która zna się na zagadnieniu, z jakim dzwoni klient.

Centrala VoIP z poziomu klienta

Dla klienta najważniejsza jest skuteczność oraz krótki czas oczekiwania. Dzięki wbudowanemu w centrale telefoniczne VoIP systemowi IVR firmy mogą nagrywać własne powiadomienia głosowe lub udostępnić nagrania gotowe, jak zapowiedź połączenia. System kolejkowania połączeń z kolei skraca czas oczekiwania klienta na połączenie z ekspertem, do którego klient dzwoni. Na poziomie IVR ustala się także sposób autoryzowania klienta, który może w systemie podać np. swój numer klienta oraz dodatkowo wprowadzić ustalone do obsługi telefonicznej hasło. Docelowo, w zależności od procedur danej firmy, klient jest przełączany do pracownika lub na pocztę głosową, a w czasie oczekiwania na połączenie odsłuchuje komunikat o czasie oczekiwania na połączenie. Oczekiwaniu może towarzyszyć odtwarzanie wybranego utworu muzycznego. Po stronie centrali obsługa IVR jest intuicyjna i opiera się na systemie interaktywnych bloków, które można dowolnie konfigurować.

Co jeszcze oferuje centrala VoIP

Dla firm wdrożenie centrali VoIP to realne oszczędności. Do centrali można bowiem wpiąć nie tylko telefony stacjonarne, ale również i telefony komórkowe, dzięki czemu koszty na komunikację z klientem są zdecydowanie obniżone. Wszystkie połączenia z klientami, zarówno przychodzące, jak i wychodzące, mogą być rejestrowane, co ma szczególnie duże znaczenie dla pracowników działów windykacji, obsługi reklamacji czy obsługi klienta jako takiej. Możliwość odtworzenia rozmowy z klientem pozwala na lepsze monitorowanie sprawy klienta, ale również jest dobrym sposobem na kontrolowanie obsługi klienta, dając możliwość oceniania pracowników. Użytkownicy mogą także generować raporty związane z liczbą i rodzajem połączeń, billingi czy różnego rodzaju statystyki. Raportowanie jest szczególnie wskazane w firmach, w których liczba połączeń ma wpływ na obsadę stanowiskową.

Centrale telefoniczne VoIP przejmują na siebie wszystkie funkcje dotychczasowo działających centrali telefonicznych. W firmach, w których nadal działa obsługa faksowa, wprowadza się możliwość odbioru faksów w postaci elektronicznej. Wówczas dokumenty przesyłane są jako maile do wybranych osób. Centrala VoIP umożliwia również tworzenie własnych list rekomendowanych do obsługi – czarne listy to listy klientów, którzy nie będą mogli się dodzwonić (to rozwiązanie jest szczególnie rekomendowane w przypadku firm realizujących połączenia telefoniczne na przypadkowo udostępnione numery – tzw. spam telefoniczny).